Préparer le terrain pour la réussite

La réussite de votre programme de collaboration commerciale dépend de la participation des fournisseurs. La participation de vos fournisseurs dépend de l'établissement et de la diffusion de votre Politique de conformité dans le commerce collaboratif et des capacités dont disposent les personnes concernées dans votre entreprise pour la mettre en application. Afin de bien les équiper, il convient de faire attention à quatre points :

1.  Ressources : Fonctions et responsabilités clés

Identifier les individus clés concernés et le temps à consacrer au programme. Ce tableau contient une structure organisationnelle qui s'est révélée des plus efficaces :

Fonction clé

Description/Responsabilité

Temps requis

Sponsor

Personne responsable du budget pour le programme. 

10%

Intervenants

Les décisionnaires au sein de l'approvisionnement, de la comptabilité fournisseurs, des technologies de l'information et de la formation aidant à établir les politiques, à définir les processus de l'entreprise et à allouer les ressources.

15%

Responsable de l'intégration des fournisseurs

Chef de projet qui dirige l'équipe transverse.  (Si le programme dépasse 500 vendeurs, ajouter ½ ETP.)

100%

Ressources de comptabilité fournisseurs

Personne en charge de l'entretien de la liste des vendeurs principaux et de l'exécution du programme.

10%

Ressource des technologies de l'information

Personne en charge des problèmes liés au système et des tests d'intégration.

15%

Responsable de la chaîne d'approvisionnement

Personne qui aide à l'envoi de messages aux vendeurs et fournit une aide pour les catalogues et les bons de commande.

20%

Pour obtenir une description plus détaillée de ces fonctions et de leurs responsabilités, cliquez ici.

 

2. Partenaires

Afin que les partenaires se sentent impliqués dans le programme, et qu'ils le restent, organisez une réunion avec eux pour discuter de votre nouvelle solution de collaboration commerciale et de son programme de mise en œuvre. Faites ceci avant même que vous ne commenciez le processus d'ajout des fournisseurs sur l'Ariba Network. Le but de cette réunion est de faire en sorte que toute la société comprenne et approuve :

  • Comment la mise en œuvre aidera la société à atteindre ses objectifs
  • La politique choisie par l'entreprise pour respecter le programme et les conséquences en cas de non-respect
  • Le rôle que chaque partenaire doit jouer pour assurer le respect du programme
  • Les indicateurs de performance clés qui seront utilisés pour mesurer les progrès

Votre responsable de l'engagement client et d'autres représentants d'Ariba peuvent vous aider à prévoir les objectifs et l'ordre du jour de votre réunion. (Pour consulter un exemple d'ordre du jour, cliquez ici.)

 

3.   Rythme du programme

Les choses changent au fur et à mesure : votre base d'approvisionnement, l'étendue de vos projets et un grand nombre d'autres facteurs internes et externes et d'influences. C'est l'une des raisons pour laquelle votre initiative de collaboration commerciale n'est pas un projet à court terme. Ce programme s'inscrit sur la durée et il est très important que nous vous aidions à développer une séquence d'événements en un temps donné pour atteindre vos objectifs et soutenir vos résultats.  Voici quelques éléments clés à garder en tête :

  • Après votre lancement initial, il devrait y avoir un processus de mise en ligne continuelle afin de permettre aux fournisseurs restants de rejoindre le système par vagues.
  • Les vagues devraient être prévues toutes les semaines ou toutes les deux semaines afin de maintenir votre élan.
  • Pour éviter que les activités d'une vague ne débordent sur celles de la suivante, chaque vague devrait être achevée dès que possible.

Téléchargez ce graphique pour voir un exemple de calendrier du programme.

 

4.   Communication

Le meilleur moyen de compromettre la participation des fournisseurs est d'envoyer des messages contradictoires. Par exemple, un fournisseur qui reçoit une note lui demandant de rejoindre l'Ariba Network peut appeler pour obtenir plus de renseignements à ce sujet. S'il parle avec quelqu'un dans votre entreprise qui dit ne pas bien connaître le programme ou s'il pense que cela n'est pas important, alors le fournisseur ne va certainement pas suivre les règles, que ce soit maintenant ou à l'avenir.

Ainsi, pour s'assurer de la réussite du programme, vous  devez communiquer avec votre équipe de responsables, vos employés, vos homologues et toutes les autres équipes internes concernées par votre initiative de collaboration commerciale. Il y a trois points clés à communiquer :

  1. Nous changeons la façon de faire des affaires
  2. Ce changement n'est pas un exercice ou un projet à court-terme. Ce programme représente un changement fondamental pour notre entreprise et il n'est pas temporaire. Nous ne retournerons pas à un processus papier après notre déploiement d'Ariba  Network.
  3. On s'attend à ce que tous les employés et les fournisseurs, quel que soit leur rôle, aient compris les implications sur leur travail et participent à la réussite du programme.

Nous avons rédigé des modèles de messages à utiliser pour informer vos partenaires du lancement de votre programme de collaboration commerciale et encourager leur adhésion. Vous pouvez les télécharger ici.

 

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