Détail : fonctions et responsabilités clés

 

Fonction

Responsabilités

Compétences
recommandées

ETP
actuel*

Sponsor

Personne responsable du budget pour le programme

  • Définir et communiquer la vision globale du projet
  • Informer les dirigeants en appui du projet
  • Initier la gestion du changement appropriée à travers les dirigeants de tous les services concernés
  • Initier et mettre en œuvre des politiques de conformité des fournisseurs
  • Contrôler les rapports de situation et les échéances
  • Résoudre les problèmes signalés notamment concernant les ressources de l'entreprise, le manque de participation ou la conformité des fournisseurs
  • Poste de cadre supérieur / lié à la direction
  • Pouvoir décisionnel dans l'entreprise pour mettre en œuvre les changements
  • Excellentes capacités relationnelles, d'analyse et de communication
  • Connaissances/expérience des méthodologies de l'e-commerce et du sourcing

Quelques heures
par semaine

Intervenants

Décideurs pour l'approvisionnement, la comptabilité fournisseurs, les technologies de l'information et la formation, participant à la définition des politiques et des processus et à l'allocation des ressources

  • Allouer des ressources pour appuyer l'équipe principale
  • Appuyer la communication des dirigeants relative au projet
  • Initier la gestion du changement appropriée au sein de leur service
  • Fixer des objectifs à l'appui du programme au sein de leur service
  • Résoudre les problèmes signalés notamment concernant les ressources de l'entreprise, le manque de participation ou la conformité des fournisseurs
  • Poste de direction
  • Pouvoir décisionnel dans leur service pour mener à bien les changements

8 heures
par trimestre

Responsable de l'intégration des fournisseurs

Chef de projet qui dirige l'équipe transverse

(Si le programme dépasse 500 vendeurs, ajouter ½ ETP.)

  • Principal lien entre le client, les fournisseurs et Ariba (lorsque des services Ariba sont engagés)
  • Gérer la conformité des fournisseurs et la remontée des non-conformités
  • Faire respecter les objectifs du programme dans l'organisation
  • Approuver des listes de fournisseurs ciblés pour l'intégration à l'Ariba Network
  • Planifier et appuyer les communications avec les fournisseurs
  • Approuver les communications avec les fournisseurs et le matériel pédagogique à partager avec les fournisseurs
  • Participer aux tests du système et aux tests d'acceptation des utilisateurs
  • Renforcer la conformité du programme d'intégration des fournisseurs auprès des parties prenantes internes et des fournisseurs concernés
  • Gérer les relations avec les fournisseurs, s'assurer de leur conformité
  • Faciliter les sessions de formation des fournisseurs (le cas échéant)
  • Superviser des réunions périodiques de suivi
  • Promouvoir les initiatives en interne auprès des responsables produit, des chargés de relations commerciales et de la comptabilité fournisseurs et en externe auprès des fournisseurs
  • Solides compétences en gestion de projets
  • Connaissances/expérience des méthodologies de l'e-commerce et du sourcing
  • Excellentes capacités relationnelles, d'analyse et de communication
  • Le candidat ne doit pas être consultant externe mais faire partie de l'organisation
  • Le candidat doit être capable de travailler avec plusieurs services et à tous les niveaux de responsabilité
  • Capacité d'analyse des problèmes sur la base de documents commerciaux (bon de commande, facture, note de crédit, etc.)
  • Capacité d'analyser et de résoudre des problèmes liés aux processus commerciaux
  • Aptitude à gérer la charge de travail, à s'investir dans des tâches complexes et à respecter des délais courts

0,5 - 1,0 ETP

Responsables de chaîne d'approvisionnement

Responsable de service qui prend en charge l'envoi de messages aux vendeurs et fournit un support pour les catalogues et les bons de commande

  • Planifier, gérer et effectuer des tests d'acceptation des utilisateurs
  • Servir de lien pour la remontée des problèmes de procédures commerciales et de non-conformité des fournisseurs
  • Aider à définir et appliquer le programme interne de gestion des modifications dans leurs services respectifs
  • Servir d'expert sur l'Ariba Network et les solutions Ariba
  • Promouvoir le programme au sein de leur unité commerciale
  • Participer à la collecte des besoins et aux ateliers de configuration
  • Identifier les utilisateurs clé au sein de chaque unité commerciale pour agir à titre d'expert, en fournissant un support aux confrères et en informant sur le processus général
  • Participer au déploiement et superviser le mandat de conformité fournisseur dans leurs services respectifs
  • Répondre aux questions commerciales des fournisseurs pendant le processus d'activation 
  • Compréhension approfondie des procédures commerciales et des scénarios possibles
  • Capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et acteurs clés
  • Solides compétences organisationnelles pour le suivi de l'activation des fournisseurs et de la progression des fournisseurs non conformes
  • L'équipe peut être composée de personnel issu de tout service en particulier l'approvisionnement en raison de l'importance du relationnel avec les fournisseurs

1,0 - 2,0 ETP en fonction de l'ampleur du projet

Ressources de comptabilité fournisseurs

Une personne en charge de l'entretien de la liste des vendeurs principaux et de l'exécution du programme

  • Fournir à l'équipe du projet d'activation une liste de tous les fournisseurs et des données connexes (par ex. volumes de transaction, dépenses, etc.) à partir de la base de données fournisseurs
  • Déterminer, à partir de la liste des fournisseurs choisis, les données manquantes pour chaque fournisseur (par ex. numéro de téléphone ou de télécopie, adresse e-mail, noms des contacts, données envoyées via PGI, etc.)
  • Actualiser les bases principales des fournisseurs en apportant des modifications au fichier principal des fournisseurs suivant les données recueillies
  • Les nouveaux fournisseurs devront être ajoutés suivant un processus formel.  Cela implique une fonction de contrôle sur la façon dont les nouveaux fournisseurs sont ajoutés ou si les employés doivent privilégier un fournisseur (par ex. fournitures de bureau)
  • Participer à l'organisation de sessions de formation pour les utilisateurs internes (modifications de procédures commerciales, responsabilités Ariba Network, etc.)
  • Suivre et s'assurer de la conformité des fournisseurs
  • Contacter directement les fournisseurs non conformes
  • Personne(s) ayant une expérience des systèmes et procédures de comptabilité fournisseurs
  • Capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et acteurs clés

Appui ponctuel ;
quelques heures par mois

Ressource des technologies de l'information

Des ressources en technologies de l'information peuvent être mobilisées ponctuellement avec une personne connaissant le projet, capable de résoudre des problèmes relatifs aux bons de commande et factures. Un temps plein n'est pas requis pour le poste, mais une personne doit avoir dans sa description de poste la responsabilité de ce support

Les fournisseurs EDI et cXML ont quelquefois besoin des ressources en technologies de l'information de l'Acheteur afin de comprendre les validations des systèmes dorsaux.

Appui ponctuel ;
quelques heures par mois

*Ces ressources sont suggérées pour un programme commercial collaboratif de base pour donner matière à réflexion et servir de point de départ à ceux qui se lancent dans un nouveau programme. De nombreux paramètres comme la complexité et l'ampleur du projet, les compétences, et l'expérience auront un effet sur les besoins de votre programme.

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