Développer votre politique de conformité en matière de commerce collaboratif

Définition et importance

La politique de conformité de votre entreprise en matière de commerce collaboratif gouverne la manière dont vous gérerez et encouragerez fournisseurs et employés à participer au programme. C'est le facteur le plus significatif visant à encourager l'adoption de nouvelles procédures commerciales entre votre entreprise et ses fournisseurs. Il détermine ainsi le succès ou l'échec de votre programme.

Une bonne politique de mise en conformité énonce les attentes d'une participation ainsi que les conséquences en cas de non-participation. Elle est communiquée de manière efficace à tous les acteurs. Ses composantes doivent inclure cinq éléments représentés par l'acronyme EDICT :

  1. Espoirs : informer les fournisseurs de votre programme en précisant ce que vous attendez d'eux
  2. Délai : définissez une date butoir pour leur participation
  3. Incitation : donnez-leur une bonne raison de participer
  4. Conséquences : expliquez-leur les conséquences d'une non-participation
  5. Tout : aidez-les à comprendre comment la participation profite à tous

De nombreux fournisseurs se mettront en conformité, d'autres non. Vous les traiterez tous de manière équitable tout en restant fidèle à votre politique et à votre programme. Contactez au préalable votre responsable d'engagement client pour vous aider à envisager les conséquences - et le type d'incitations - qui vous conviennent. Communiquez-les ensuite à vos fournisseurs et ne les modifiez plus. Pour voir un exemple de communication intégrant les bonnes pratiques EDICT, cliquez ici.

Parlez de ces questions avec les partenaires, les acteurs et les équipes pendant l'élaboration de votre politique de conformité :

  • La participation à ce programme est-elle obligatoire ?
  • Quelle est la date butoir pour participer ?
  • Devons-nous inciter à la participation ?  Si oui, que sommes-nous prêts à proposer ?
  • En cas de non-conformité, quelles conséquences pouvons-nous supporter ?
  • Lorsqu'un fournisseur rejoint le réseau, devons-nous refuser toute facture papier de sa part ?
  • La participation doit-elle être une condition pour démarrer ou renouveler une activité commerciale avec notre entreprise ?
  • Y a-t-il des fournisseurs que nous ne pouvons ou ne voulons pas intégrer à l'Ariba Network ? 
  • Souhaitons-nous utiliser des techniques d'engagement globales ?
  • Avons-nous une procédure d'intégration pour un nouveau fournisseur ?  Quelles modifications apporter pour intégrer de nouveaux fournisseurs dans l'Ariba Network ?
  • Les vendeurs occasionnels sont-ils obligés de s'inscrire sur le réseau ?
  • Quels canaux de communication devons-nous utiliser pour transmettre notre politique aux fournisseurs ?
  • Comment communiquer notre politique en interne ?
  • Cette politique et ce programme remportent-ils l'adhésion des responsables ?

 

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Communiquer avec les fournisseurs et les former